Een tweede brein
Je hoofd zit vol met to-do’s, losse ideeën en dingen die je niet mag vergeten. Op de gekste momenten – onder de douche of net voor het slapengaan – herinnert je brein je eraan dat er nog van alles moet. Het voelt onrustig en je verlangt naar overzicht en focus.
De oplossing? Bewaar niets meer in je hoofd. Gebruik een extern geheugen, een tweede brein waarin je alles vastlegt. Zo creëer je ruimte in je hoofd én rust in je bedrijf. Volg de volgende 5 stappen en ontdek hoe je stap voor stap rust en overzicht creëert – in je hoofd én in je bedrijf.
1. Kies het ideale systeem voor je takenlijst
Het begint allemaal bij het kiezen van een systeem dat bij jou past. Ikzelf gebruik Notion, maar kies vooral een tool die bij je past.
Uitgangspunten voor een goed systeem zijn:
Snel en overzichtelijk
Digitaal
Altijd toegankelijk via je computer én telefoon
Naast Notion kun je denken aan tools als Todoist, TickTick (deze gebruikte ik voorheen), Trello of Asana. Waar je ook voor kiest: zorg ervoor dat dit systeem je enige plek wordt voor al je taken.
2. Verzamel alle taken op één plek
3. Maak taken toevoegen supersnel en makkelijk
makkelijker het is om een taak toe te voegen, hoe groter de kans dat je je systeem trouw blijft gebruiken. Zorg dus voor een snelle manier om nieuwe taken toe te voegen.
Stel een sneltoets in op je computer en/of gebruik een widget of app op je telefoon. Zelf heb ik een snelkoppeling op mijn telefoon gemaakt met de app Opdrachten (iPhone), waarmee ik met één druk op de knop een nieuwe taak kan toevoegen, zonder Notion zelf te hoeven openen.
Zodra een taak in je hoofd opkomt, voeg je deze met behulp van de sneltoets of app meteen toe aan je inbox. Gebruik vanaf nu alleen nog dit systeem, geen kladblaadjes meer!
4. Maak taken concreet en actiegericht
Vaak schrijven we taken op die te vaag of groot zijn. Denk aan: “administratie doen” of “website updaten”. Maar zulke taken zijn vaak te abstract, waardoor je ze blijft uitstellen.
Maak je taken daarom concreet en actiegericht. Vraag jezelf af:
- Wat moet ik precies doen?
- Welke eerste stap kan ik nu zetten?
Voorbeeld: In plaats van “Administratie doen”, breek je de taken op in meerdere taken zoals “Bonnetjes uploaden in Moneybird” en “Inkomende facturen verwerken”.
Door je taken concreet te maken en in kleine stapjes op te breken, wordt het makkelijker om aan de slag te gaan.
5. Groepeer je taken en maak een planning
Nu is het tijd om overzicht te creëren.
1. Project “Ooit” – Maak als eerste een project aan dat je “Ooit” noemt. Zet alles wat je voorlopig nog niet gaat doen in dit project.
2. Groeperen – Groepeer nu de andere taken op basis van thema’s of projecten zoals project “Lancering X” of “Administratie”.
3. Datum geven – Dan geef je alle taken die je binnenkort gaat doen een datum. Zo weet je precies wat je wanneer gaat doen en verschijnt de taak op het moment dat je hem wilt gaan doen.
4. Labelen – Geef je taken eventueel ook nog een label voor nog meer overzicht. Denk bijvoorbeeld aan de volgende labels:
- Categorie (bedrijf/privé/klantwerk)
- Locatie gebonden label (thuis/kantoor)
- Energie gebonden (deep work/low energy)
Door taken te labelen, kun je snel filteren op wat belangrijk is in het moment. Ben je vrij en heb je tijd? Filter dan op privé-taken. Ben je aan het werk maar heb je weinig energie? Werk dan aan je low energy-taken.
En… voila!
Zet de eerste stap naar rust en overzicht
Ben je klaar voor rust en structuur in jouw bedrijf? Ik bied je gratis een ‘Van chaos naar structuur’-sessie aan (t.w.v. €79). Hierin kijken we samen naar hoe jij nu werkt en ontdek je waar winst te behalen valt in overzicht, structuur en rust.
Na deze sessie weet je wat er mogelijk is en hoe je Notion voor jouw bedrijf het beste kunt inzetten voor meer rust, overzicht en focus.
