De kerstvakantie staat voor de deur en je hoofd loopt nog over van de taken en ideeën die je écht niet mag vergeten. Je snakt naar rust in je hoofd.

 Je hersenen lijken op de meest willekeurige momenten – onder de douche, vlak voor je in slaap valt – je te helpen herinneren: “O ja, ik moet nog…”. Stressvol, toch?

Een tweede brein

De truck voor meer rust in je hoofd is om nooit meer iets in je hoofd te bewaren. Gebruik in plaats daarvan een extern geheugen, een tweede brein. Een systeem waarin je alles vastlegt, zodat je hoofd niet blijft rondslingeren met losse eindjes en je je kunt focussen op wat écht belangrijk is.

Volg de 5 stappen uit deze blog, en voila! Geniet van de rust in je hoofd en in je bedrijf 💙

1. Kies het ideale systeem voor je takenlijst

Het begint allemaal bij het kiezen van een systeem dat bij jou past. Ikzelf gebruik Notion, maar kies vooral een tool die bij je past.

Uitgangspunten zijn :

• snel en overzichtelijk
• digitaal
• altijd toegankelijk via je computer én telefoon

Naast Notion kun je denken aan tools als Todoist, TickTick (deze gebruikte ik voorheen), Trello of Asana. Waar je ook voor kiest: zorg ervoor dat dit systeem je enige plek wordt voor al je taken.

2. Verzamel alle taken op één plek

Open het systeem of de tool die je hebt gekozen bij stap 1 en maak één lijst aan, die je “Inbox” of “Postvak In” noemt.

Vul deze lijst met ál je taken en ideeën. Alles wat in je hoofd zit schrijf je op. Denk aan werk gerelateerde taken, persoonlijke to do’s en ideeën die je niet wilt vergeten.

Verzamel ook alle losse lijstjes en notitieboeken, documenten in je telefoon en haal taken uit je e-mails. Voeg dit allemaal samen in je nieuwe lijst.

3. Maak taken toevoegen supersnel en makkelijk

Hoe makkelijker het is om een taak toe te voegen, hoe groter de kans dat je je systeem trouw blijft gebruiken. Zorg dus voor een snelle manier om nieuwe taken toe te voegen.

Stel een sneltoets in op je computer en/of gebruik een widget of app op je telefoon. Zelf heb ik een snelkoppeling op mijn telefoon gemaakt met de app Opdrachten (iPhone), waarmee ik met één druk op de knop een nieuwe taak kan toevoegen, zonder Notion zelf te hoeven openen.

Zodra een taak in je hoofd opkomt, voeg je deze met behulp van de sneltoets of app meteen toe aan je inbox. Gebruik vanaf nu alleen nog dit systeem, geen kladblaadjes meer!

4. Maak taken concreet en actiegericht

Vaak schrijven we taken op die te vaag of groot zijn. Denk aan: “administratie doen” of “website updaten”. Maar zulke taken zijn vaak te abstract, waardoor je ze blijft uitstellen.

Maak je taken daarom concreet en actiegericht. Vraag jezelf af:

• Wat moet ik precies doen?
• Welke eerste stap kan ik nu zetten?

Voorbeeld: In plaats van “Administratie doen”, breek je de taken op in meerdere taken zoals “Bonnetjes uploaden in Moneybird” en “Inkomende facturen verwerken”.

Door je taken concreet te maken en in kleine stapjes op te breken, wordt het makkelijker om aan de slag te gaan.

5. Groepeer je taken en maak een planning

Nu is het tijd om overzicht te creëren. Maak als eerste een project aan dat je “Ooit” noemt. Zet alles wat je voorlopig nog niet gaat doen in dit project.

Groepeer nu de andere taken op basis van thema’s of projecten zoals project “Lancering X” of “Administratie”.

Dan geef je alle taken die je binnenkort gaat doen een datum. Zo weet je precies wat je wanneer gaat doen en verschijnt de taak op het moment dat je hem wilt gaan doen.

Geef je taken eventueel ook nog een label voor nog meer overzicht. Denk bijvoorbeeld aan de volgende labels:

• Categorie (bedrijf/privé/klantwerk)
• Locatie gebonden label (thuis/kantoor)
• Energie gebonden (deep work/low energy)

Door taken te labelen, kun je snel filteren op wat belangrijk is in het moment. Ben je vrij en heb je tijd? Filter dan op privé-taken. Ben je aan het werk maar heb je weinig energie? Werk dan aan je low energy-taken.

En… voila!

Door deze 5 stappen te volgen, creëer je rust en ruimte in je hoofd. Je hebt een systeem waarin je je taken verzamelt, organiseert en makkelijk uitvoert. Je hoofd blijft leeg en daardoor houd je meer tijd over voor de dingen die er écht toe doen.

➝ Zorg er vanaf nu voor dat je dagelijks je takenlijst erbij pakt en bijwerkt. Zo houd je het overzicht en weet je precies wat er nog te doen is.

Geniet van de rust in je hoofd en in je bedrijf 💙 

Wil je dit systeem opzetten in Notion of heb je een stok achter de deur nodig? Ik help je graag verder! 👉 Stuur me een berichtje en dan bespreken we de mogelijkheden.